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5分でわかる!クラウド型IT資産管理ツール導入のコツ

公開

IT資産管理とは企業におけるIT資産の保有状況・利用状況を可視化し、それらが適正に利用されるよう管理する手法です。パソコンやスマートフォンのようなハードウェアをはじめ、ソフトウェアやそのライセンスもIT資産管理の対象となります。

ニューノーマルを見据え、企業のICT活用やDXの推進が加速する中、IT資産管理業務の重要性も増している状況です。しかしIT資産管理業務は企業の規模に関わらず複雑化しており、Excel等による手入力での資産管理運用には限界があります。

そこで昨今注目されているのが、専用のIT資産管理ツールです。IT資産管理ツールを使えば、関連業務を正確かつ適切に行えるようになります。ただし市場には様々な種類のIT資産管理ツールが出回っており、自社に適切な種類をえらぶのは簡単ではありません。 本記事ではIT資産管理ツールの専門家である情報技術開発株式会社様に、中小企業が抱えるIT資産管理の課題や、ツール選定方法を伺いました。情報技術開発株式会社様は15年以上に渡り、ユーザーの要件に合わせたIT資産管理ツールを選定・提案されている企業です。

左 情報技術開発株式会社 中村氏 / 右 カゴヤ・ジャパン株式会社 梅木

IT資産管理ツールの専門家に聞く

カゴヤ・ジャパン株式会社 梅木:
まずは情報技術開発社様の事業内容と中村様が担当されている業務についてお聞かせください。

情報技術開発株式会社 中村様:
弊社は今年で54期を迎える会社でして、もともとスクラッチ開発やお客様先への人材派遣をビジネスモデルとしておりました。昨今ではAIやRPAを使ったソリューションビジネスの推進、提供も行っています。中でも資産管理サービスに関しては、15年以上前から取り組んでおりまして、豊富なノウハウを蓄積しております。 そのなかで私は、エンドポイントのセキュリティ周りの商材を販売する営業を担当しています。資産管理サービスをはじめ、操作ログや暗号化の製品、アンチウイルスの製品などが私の担当範囲です。

情報技術開発株式会社 営業本部 iDC&セキュリティ推進部 営業グループ 中村 勇治氏

中小企業が抱えるIT資産管理の課題

梅木
中小企業では、IT資産をExcelで管理しているケースがまだまだ多いと感じています。そうしたなかで、中小企業はIT資産管理に関してどのような課題を抱えているのでしょうか?

中村様:
確かに、Excelを使って資産管理をしているお客様は今でもよく見かけますね。ただ、そういったお客様も、自分達でExcelに手入力するという管理方法に限界を感じておられることが多いです。

テレワーク導入で、Excelでの資産管理に限界

梅木
お客様は、なぜExcelでの資産管理に限界を感じるのでしょうか?

中村様:
従来、IT部門や部門管理者はユーザが近くにいたことで細やかな確認や督促ができていましたが、コロナの影響により、テレワークで働く従業員が増えたことで、ユーザの自己申告に依存せざるをえなくなり、その情報精度やリアルタイム性を失われたことで、Excelでの資産管理に限界を感じられていますね。加えて、オフィスで仕事をしているのであれば、近くに同僚や上司がいるので不正な行為の抑止にはなります。パソコンで何をしているかも、管理者の方が目視でチェック可能です。

一方、在宅の従業員に関しては、本当に仕事をしているのか目には見えません。悪意をもって情報漏えいをしてしまうこともないとは言い切れないです。そこで全てを監視する必要まではないものの、何がしか抑止につながる取り組みが必要と感じるお客様が増えています。

梅木
管理者の方にとって、従業員の状況が目で見えないのは不安に感じるというのは分かります。セキュリティポリシーも、Excelでの資産管理であるときちんと適用するのは難しいかもしれませんね。

中村様:
そうですね。結果的に個々の社員任せになってしまったり、統一されてなかったりということも多いです。『この人は自由に使っている』『この人はきちんと守っている』とか、ポリシーがばらばらだと、情報漏えいが発生したときに問題になります。『この人だけ特別』といった対応はなくしてセキュリティポリシーを統一する必要があります。

ライセンスが適切に整理されず、膨大な金額の損害賠償を請求されることも

中村様:
ライセンス管理についても、Excelでは限界がありますね。ユーザーからの申告を信じてExcelで管理していても、実態と異なっていないか不安になります。

梅木
ライセンス管理が正確でないと、どのような問題が起こるのでしょうか?

中村様:
たとえばライセンスが100本しかないのにきちんと管理されておらず、実際には110本分使っていたということもあります。この場合、規模が小さいからと言って、大きな問題にならないというわけではありません。パソコンが100台規模のお客様でも、購入したライセンス以上の利用が発覚して数百~数千万円の損害賠償を支払った例もあります。

梅木
そういった例をうかがうと、ライセンス管理の重要さがわかりますね。

中村様:
はい。他にも無償で使い始められるものの、3ヵ月後から有償になるといったソフトウェアも増えています。そのようなソフトウェアを従業員が安易にインストールしてしまい、知らないうちに有償に切り替わっているという例も多いですね。こういったトラブルを予防するためにも、ライセンス管理が重要なのです。

梅木
Excelではライセンスを正確に管理するのは難しいから、IT資産管理ツールが必要になるということですね。

IT資産管理ツールの選定ポイント

梅木
IT資産管理ツールにもいろいろ種類があるので、管理者の方が選定するのも簡単ではないと思います。どんな機能を備えたツールを選べばよいか教えていただけますか?

中村様:
わかりました。

操作ログ

中村様:
1つ目は操作ログ機能ですね。ユーザーがパソコンで操作した機能、操作した行為を全て記録する機能です。

梅木
操作ログはどのように活用できるのでしょうか?

中村様:
たとえば、テレワーク中の従業員が本当に仕事しているかチェックするのに操作ログを参照するという使い方がありますね。

操作ログ

梅木
操作ログの内容をチェックすることで、テレワーク中の従業員が本当に働いているか推測できるということですね。

デバイス制御

中村様:
2つ目はデバイス制御ですね。こちらはUSBなどの制御をする機能になっています。最近ですと、テレワーク中の従業員がUSBメモリをパソコンに接続すると情報漏えいの恐れがあるため全面的に禁止していることが多いです。

デバイス制御の機能では、USBメモリをはじめ外部記憶装置の使用を制御・禁止できます。また外部記憶装置の利用がどうしても必要なときのため、管理者へ使用を許可してもらうための申請を出す機能をもつ製品もありますね。

デバイス制御

梅木
デバイス制御のように他のハードウェアに直接影響を与える機能は、Excelでは実現できないですね。

セキュリティパッチ自動適用

中村様:
3つ目は、セキュリティパッチの自動適用ですね。こちらはマイクロソフトなどのパッチをユーザーのパソコンに自動・手動で適用する機能です。

この機能に関しては、マイクロソフト社が提供する『WSUS』という仕組みを使う方法もあります。しかしこの場合はサーバーを個別に立てる必要があるので注意が必要です。たとえば弊社のIT資産管理ツールですと、WSUSを使わなくても重要度の高いパッチをユーザーのパソコンへ適用できます。

セキュリティパッチ自動適用

梅木
ユーザー任せにしてしまうと、なかなかパッチが適用されず危険なままになってしまうことも多いですからね。この機能もニーズが高そうですね。

統計レポート(PC稼働、PC利用、アプリケーション利用)

中村様:
統計レポートも、テレワークを導入されている企業でよく使われる機能ですね。いろいろなデータをレポートとして取得していますが、なかでもよくみられるのが『PC稼働レポート』です。

PC稼働レポートではパソコンを起動している時間や、キーボードやマウスを使っている時間なども記録しています。これらのレポートと先ほどの操作ログを組み合わせて、テレワーク中の従業員がきちんと働いているかチェックするのです。

その他に、アプリケーション利用というレポートも使われますね。たとえば1本何万・何十万という高価なソフトの利用状況をみて、ほとんど使われていないようであれば『不要では?』という判断ができます。

統計レポート

梅木
IT資産管理のレポートで、そんなところまでチェックできるのですね。

セキュリティポリシー判定

中村様:
セキュリティポリシーを統一したいときは、セキュリティポリシー判定という機能が役立ちます。これは従業員のパソコンがセキュリティポリシーに違反していないかチェックする機能です。セキュリティ違反が見つかった場合は、『あなたはこれだけ違反しています』という警告をポップアップ表示します。それによって従業員が自主的に設定を直すことを促すのです。

梅木
セキュリティポリシーに違反しているパソコンを使用できなくさせたりはしないのですか?

中村様:
そこまですると、必要があってイレギュラー的な設定をしているパソコンまで影響してしまい、情報システム部の負荷になってしまいます。まずは、どのくらい違反があるかを管理者が把握できるように可視化して、ユーザー自身に直させることが重要です。

また仮に制御まで行うのであれば、専用アプライアンスや専用端末を従業員が使うパソコンの近くに設置しないといけません。テレワーク中の従業員を例に考えると、従業員の家にパソコンが1台しかないのに、専用アプライアンスを1台ずつ設置せねばなりません。

梅木
現実的な運用とは言えなさそうですね。

BitLocker管理

中村様:
BitLocker管理のニーズも最近は増えていますね。こちらは、Windows10ではProfessionalエディション以降で使用可能なBitLockerという暗号化の機能を利用しています。

梅木
Windowsパソコンのハードディスクを暗号化する機能ですね。

中村様:
はい。BitLockerでハードディスクを暗号化しておけば、仮に外出先でパソコンを紛失しても情報漏洩のリスクを回避できます。

ただし、本来BitLockerを社内で使うためには、Active Directoryがないと管理が難しいです。その点、弊社のIT資産管理サービスであれば、資産管理サーバーで一元管理ができます。

梅木
御社のサービスであれば、管理のためにActive Directoryを用意する必要がないということですね。

中村様:
はい、その通りです。

オンプレミス型とクラウド型それぞれのメリット・デメリット

梅木
資産管理サービスを選ぶ際は、まずオンプレミス型とクラウド型のどちらかを選ぶ必要があります。それぞれのメリット・デメリットを整理したいと思います。

中村様:
わかりました。

クラウド型のメリット・デメリット

梅木
まずクラウド型のメリットとして、お客様がサーバーを管理する必要がなく手軽に使えるという点があげられます。費用面ではいかがでしょうか?

中村様:
クラウドの場合、固定資産になりませんからサービス利用料だけで使えてコストを節約できますね。またクラウドは一般的にインターネット接続なので、どこからでも接続できるという点もメリットです。

それからクラウドサービスであれば、ハードディスク容量の心配なく一定期間ログを貯めておけます。この点もオンプレミス型と比べた場合のメリットですね。

梅木
クラウド型のデメリットとしては、どんな点があげられるでしょうか?

中村様:
一般的にクラウド型であると、大きな規模のお客様には合わないという点はありますね。それからクラウド型の場合、他のお客様とサーバーを共有することから、バージョンアップのタイミングを自分で決められません。

梅木
バージョンアップのタイミングをコントロールできないことで、どんなデメリットがあるのですか?

中村様:
お客様の環境によっては、エージェントの不具合が発生する場合があります。たとえばドライバの対応状況などをチェックしないと、資産管理サービス側にうまく情報があがってこないこともあるのです。

梅木
オンプレミス型なら、バージョンアップのタイミングを自分でコントロールできますから、その点がクラウド型の注意点ということですね。

クラウド型のメリット
  • インターネット接続なのでどこからでも接続できる
  • サーバーを管理する必要がなく固定資産にならない
  • 拡張性が高い
クラウド型のデメリット
  • 大規模な企業には合わない
  • 共有環境なのでバージョンアップのタイミングを自分で決められない

オンプレミス型のメリット・デメリット

梅木
次にオンプレミス型のメリットですが、まず専用環境を利用できるという点があげられると思います。

中村様:
はい、そうですね。専用環境なのでクラウド型と違いバージョンアップのタイミングを自分で決められる点もメリットです。またオンプレミス型であれば、管理サーバーからプッシュで指示をだして各パソコンからすぐに情報を集めることができます。

梅木
オンプレミス型のデメリットはどんな点があげられますか?

中村様:
まずクラウド型に比べ初期導入コストが高くなる点ですね。それから企業によっては社外から社内へのアクセスを許可していないので、テレワーク環境からであると接続しようがないという場合もあります。

オンプレミス型のメリット
  • 専用環境なのでバージョンアップのタイミングを自分で決められる
  • 管理サーバーからプッシュで指示をだして各パソコンからすぐに情報収集できる

オンプレミス型のデメリット
  • 初期導入コストが高くなる
  • テレワーク環境から運用しづらい

梅木
ありがとうございます。こういったメリット・デメリットを把握した上で、クラウド型・オンプレミス型を選ぶとよいということですね。

中小企業におススメはクラウド型も選べる「Smart資産管理サービス」

梅木
資産管理サービスを選ぶ際の選択肢として、クラウド型とオンプレミス型のどちらにするかは企業規模や要件、予算にあわせて決めることが必要です。それを踏まえ、これまで大規模ソリューションとしてオンプレミス型で提供されていた御社のSmart資産管理サービスについて伺います。今回、本サービスを中小企業が導入しやすいクラウド型でも提供開始したとのことですが、クラウド型のデメリットは解消できたのでしょうか?

中村様:
はい、これまでクラウド型のデメリットを懸念されていたお客様も満足いただけるサービスとなっています。

クラウド型でも専有環境を提供

中村様:
まずSmart資産管理サービスはクラウド型ですが、お客様ごとに専用環境を提供しています。これは他社のIT資産管理ツールにはない特徴ですね。

クラウド型であると、クラウドサービスベンダーが指定した日時に無条件でバージョンアップされてしまう点が課題でした。特にクラウド型はものすごく早いサイクルでバージョンアップしますから、気にされるお客様は少なくありません。

しかしSmart資産管理サービスはお客様ごとの専用環境を用意してあるため、バージョンアップのタイミングを調整可能です。たとえばお客様の環境で不具合が起きてしまう場合には一時的に見送ったり、お客様の繁忙期を外してバージョンアップしたりできます。

梅木
それならバージョンアップに関連したお客様の不安は軽減されそうですね。どういった規模のお客様がSmart資産管理サービスを利用されていますか?

中村様:
はい、100台規模のお客様や30,000台規模のお客様にもお使いいただいています。

梅木
それ程大きな規模でも、Smart資産管理サービスは使えるということですね。

クラウド型のデメリットを解消
  • 大規模な企業には合わない
    「Smart資産管理サービス」なら、小規模から大規模まで対応できる
  • 共有環境なのでバージョンアップのタイミングを自分で決められない
    「Smart資産管理サービス」なら、バージョンアップのタイミングを自分で決められる

クラウド型でもVPN、専用線、インターネット回線を選択可能

梅木
クラウド型の場合、一般的にネットワークはインターネットのみですが、Smart資産管理サービスはそうではないですね。

中村様:
はい、インターネットだけでなく、VPNや専用線を選択いただくことも可能です。ですからクラウド型でも、お客様社内ネットワークとイントラネットのようなかたちでオンプレライクに利用いただけます。その上で、先ほども紹介したプッシュ通知などを利用し、より詳細な資産管理が可能です。

梅木
ネットワークが選択できれば、幅広いニーズに対応できますね。

オンプレミス型のデメリットも解消
  • テレワーク環境から運用しずらい
    「Smart資産管理サービス」なら、インターネットだけでなく、VPNや専用線も選択できるので、オンプレライクにも利用可能

サービス基盤は安心の国内データセンター

梅木
Smart資産管理サービスは、サービス基盤として弊社の『KAGOYA FLEX』を採用いただいています。採用の理由を教えていただけますか?

中村様:
はい。お客様の要件によって柔軟にサーバーの拡張が行えることや、自由なネットワーク構築が可能であることがあげられますね。その上で、こういった環境を定額制で使える点が大きなポイントです。従量制のクラウドであると、最終的にどのくらいコストが発生するかわからないので。

梅木
おっしゃる通り、KAGOYA FLEXは柔軟なカスタマイズが可能ですので、お客様のニーズにフィットしたクラウドサービスを構築いただけます。

中村様:
また、他のサービスはデータセンターがどこにあるのか公開しませんが、Smart資産管理サービスはKAGOYA FLEXを使っていることが公開されています。そのためデータセンターは国内(京都)にあるとお客様も認識されている状況です。国内のデータセンターを使っているということで、お客様の安心材料になっていると思います。

梅木
お客様の大事な情報資産を実績のある国内のデータセンターに保管いただける点は、KAGOYA FLEXの強みですね。

予算やニーズにあわせてプランの選択が可能

梅木
Smart資産管理サービスは、プランが選べるのでしょうか?

中村様:
はい、全ての機能が使えるプレミアムプランの他に、スタンダードプラン・ベーシックプランを用意しています。

機能内容ベーシックプランスタンダードプランプレミアムプラン
Webコンソール全ての機能で横のつながりを重視し、業務を円滑にサポート
CSV出力全ての画面でCSV出力機能を用意、ボタン一つでファイル生成
PC情報管理PC構成(HW/SW)と個別管理項目を定期・自動で収集
セキュリティパッチマネージメントサービス【SPMS】未適用パッチの判定から自動適用まで幅広くサポート
ライセンス管理購入ライセンス数とインストール数の集計対比を行い不正コ
使用禁止ソフト起動制御Winnyなど業務上不適切なソフトウェアの起動を禁止・制御
外部デバイス制御USBメモリ、CD、DVDといった外部記憶媒体の利用制限
ホワイトリスト形式でのURLアクセス制御
ソフトウェア配布機能ファイル転送、ソフトウェア配布&インストール、アンインストール
PC操作ログ管理ファイル、プリンタ、アプリケーションの操作ログを収集。
大規模、長期保存、超高速検索にも対応
統計レポート収集した情報から推移表や問題兆候のグラフを表示・出力
BitLocker管理BitLockerの暗号化状態と回復キーを集中管理することが可能
セキュリティポリシー判定セキュリティポリシー項目を検査して判定結果を一覧化

ベーシックプランはデバイス制御・セキュリティパッチ自動適用まで、スタンダードであればさらに操作ログ・統計レポートの利用が可能です。プレミアムプランでは、その上でセキュリティポリシー判定やBitLocker管理まで提供しています。

プラン 参考価格 1ライセンスあたりの参考価格
ベーシックプラン840,000円/年間+400,000円/初期費用700円/月額
スタンダードプラン1,080,000円/年間+400,000円/初期費用900円/月額
プレミアムプラン1,680,000円/年間+400,000円/初期費用1,400円/月額
上記は、100台の場合の参考価格と1ライセンスあたりの月額の参考価格

梅木
お客様の要件や予算にあわせてプランを選べるわけですね。

中村様:
はい。たとえば操作ログまでとれればよい、ということでスタンダードプランを選ばれるお客様も多いです。必ずしも規模が大きいからプレミアムプランを選ぶというわけではなく、お客様のニーズに適したプランを選んでいただいています。

まとめ

テレワーク導入で企業のIT資産管理がさらに複雑する中、Excel等による手入力での資産管理運用には限界が来ている状況です。ソフトウェアのライセンスを正確に管理するのも難しいことから、メーカーから多額な損害賠償を請求されるといった事例も発生しています。

このような課題を解決するために推奨されるのが、IT資産管理ツールの導入です。なかでも「Smart資産管理サービス」は、安価なクラウド型も用意されており中小企業におすすめできます。クラウド型ではありますが、企業ごとに個別の専用環境が用意されており、バージョンアップのタイミングを調整可能です。

Smart資産管理サービスについて興味のある方は、是非カゴヤの法人お問い合わせ窓口までご連絡ください。本サービスの詳細や導入方法などについて説明させていただきます。

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