【事例付】Excelでやっていた業務改善をWebアプリ化?ノンプログラミングで作る業務ツールのForguncy(フォーガンシー)

社内のあちこちに散在しているExcelやAccessの業務を、簡単にWebアプリ化・クラウド化して集約できないか、と考えたことはないでしょうか。けれども開発や運用のコストがかかりすぎる・・・そんな課題を解決できるノンプログラミングツールが、グレープシティ株式会社の「Forguncy(フォーガンシー)」です。

グレープシティ株式会社

グレープシティ株式会社は、1980年に私立学校法人向けオリジナル会計ソフトの開発・販売を主軸とする文化オリエント株式会社を創業しました。社名をグレープシティ株式会社に改名した現在では学校法人向け業務管理ソフトウェアのほか、ソフトウェア開発支援ツール、クラウドサービス関連ソリューション、各種映像制作・幼児英語教育ソリューションの開発など多角的な事業を営んでいます。

今回紹介するノンプログラミングツール「Forguncy」は、Excelでの非効率な業務を改善することを目的として、同社の開発事業から生まれたソフトウェアです。Forguncy は“Excel感覚で業務アプリが開発できる”ソフトウェアとして注目を集めています。

また本日お話いただくグレープシティ株式会社 大島様は、同社のエンタープライズソリューション事業部においてForguncyのプロダクトマネージャーを担当されています。

今回はForguncyとForguncyをクラウド上で利用できるようにするカゴヤの「Forguncyプラン」をテーマに、オンライン対談をさせていただきました。

Excel/Access業務の移行先としてのノンプログラミングツールやクラウドサービス

グレープシティ株式会社 大島様

なぜ企業はExcelで業務をまわすのか

カゴヤジャパン株式会社 鶴岡:
「Forguncyは、企業が抱えているExcelでの非効率な業務を改善するツールということですが、そもそもなぜ企業はExcelで業務をまわしているのでしょうか。」

グレープシティ株式会社 大島様:
「現場に近い人の業務ほどビジネスの変化の影響を強く受けたり、例外的な対応をしないといけなかったりします。そういった業務はどうしてもシステム化するのは難しく、Excelに頼らざるをえないという状況が考えられます。

Excelで情報の分断が引き起こされている

鶴岡:
具体的にはどんな業務がシステム化できず、Excelを使うことが多いのでしょうか。

大島様:
ぱっと思いつくところでは、見積もりがありますね。

受注や請求はシステムでやれるけれども、見積もりまではなかなかシステム化がすすまない、ということはあるようです。見積もりでは、お客様ごとにフォーマットが違うなどいろいろな例外対応をしなければならず、システムで業務が固定されてしまうと困る、ということがあるんです。

あとは、社内アンケートのように、社内業務のなかでもExcelが使われるシーンがよくあります。たとえば1度作った社内アンケートを、これからも使えるかというとそうでもない。だからシステム化せずExcelやWordでやりましょうということになります。

鶴岡:
Excelでの業務は、どんなところに問題があるのでしょうか。

大島様:
Excelを使った業務の課題はいろいろあると思いますが、そのなかでも我々が特に重要だと考えているのは、個々のExcelファイルのなかに情報が蓄積してしまって、情報の分断がおきたり、管理が煩雑になってしまったりすることです。

たとえば、Excelで管理しているデータを社内の他部門に伝達するにあたりファイルごと渡す。ファイルを渡された部門は、Excelからデータをコピーしてその部門が使っているシステムに投入する、なんてことをされていらっしゃるんです。

そのなかでコピペミスをしてしまったり、もとの部分でExcelの情報が書き換えられているのに引き継がれていなかったりして、大きな問題になっています。

鶴岡:
Excelのバージョン管理の問題などですよね。思い当たる企業様は多いのではないかと思います。

ノンプログラミングツールとは?

鶴岡:
ノンプログラミングツール『Forguncy』は、そんなExcelの問題を解決してくれるソフトウェアですが、そもそもノンプログラミングツールという言葉は、一般の方には聞きなれない言葉かも知れません。

大島様:
いわゆるノンプログラミングツールと呼ばれる製品は世の中にたくさん出回っています。

そのなかでいろいろなカテゴリ分けの仕方がありますが、開発者向け・現場に近い方向けという2種類に分ける方法があります

ノンプログラミングツールの種類

まず開発者向けは、毎回プログラムを書くのは大変という開発者のニーズにこたえたものです。開発者向けのノンプログラミングツールは、設定された内容をもとにプログラムの構造を自動生成してくれる。開発者はそれを使っていったんプログラムを作り、あとから手直しを加えます。それが開発者向けのノンプログラミングツールですね。

もう1つは、『kintone(キントーン)』のように、現場に近い方が自分たちの業務を改善する目的で使うタイプのノンプログラミングツールです。このタイプのノンプログラミングツールはデータを蓄積するためのデータベースを持っていますが、kintoneではそれを完全に隠しています。画面上でアプリを作ると、データベースが自動的に生成されるようになっているのです。ユーザーは画面上の操作だけでアプリを作成することができ、データベースを意識する必要はありません。

ノンプログラミングツールにおけるForguncyの位置づけ

鶴岡:
ノンプログラミングツールの2種類のタイプに関してはよく分かりました。Forguncyは、どちらのタイプになりますか?

取材風景

大島様:
Forguncyは、この2つのタイプでみると、開発者向け・現場向けの中間に位置するツールです。

使い勝手は Excelライクで現場の方でも使いやすいようになっています。ただしデータベースの部分は、kintoneのように隠しているわけではなく、ユーザーが自分で業務に適したかたちにデータベースの構造を設計して使うことができます。

そのため、ある程度開発をしたことがある方、システムのことをある程度理解している方が使うと非常に効率的なのです。

鶴岡:
なるほど。MicrosoftのOffice製品でいうと、Accessが使える方だったら使えそうですか?

大島様:
そうですね。Accessを使っている方であれば、十分にForguncyも使っていただけると思います。

鶴岡:
データベースのかたちを自分で設計するというところが kintoneのようなタイプのノンプログラミングツールと大きく違うわけですね。その意味でExcelのみ使えるというような方であると、Forguncyはハードルが高いかもしれませんが、Accessが使えるようならForguncyも使える、ということですね。

大島様:
はい、Forguncyについてはそういったイメージです。

鶴岡:
Forguncyによる開発は、どんな手順ですすめますか? たとえばデータベースを定義してからアプリの画面を作るような流れでしょうか?

大島様:
一概にこうというのはないですね。アプリ画面から作ることもできますし、データベースから作ってもよい。

一般的にプログラミングしてシステムを作る場合は、おっしゃられたように最初にデータを定義して、データをもとに画面を作るという流れになります。ですが、Forguncyはどちらからでもシステムを作れるのです。

鶴岡:
そうなんですね。それではForguncyを使っている方は、どのくらいの期間でアプリを構築し、ExcelやAccessで使っていたシステムを載せ替えることができていますか?

大島様:
作るアプリにもよりますが、だいたい3~4ヵ月でなにかしら動かすところまでたどりつくというケースが多いですね。

鶴岡:
それは、もともと社内でExcelやAccessを使っていた方が開発されて、ということでしょうか?

大島様:
Excelをさわっていたというより、ExcelやAccessに課題を感じていたシステムエンジニアが開発してという感じですね。よくあるのは、ExcelのVBAを引き継いで管理していたりとか、Accessの修正を行っていたりしていた方が、現状に課題を感じて使っていただくというパターンです。

鶴岡:
なるほど。それでは次にForguncyを利用する場合に必要なライセンスを紹介いただけますでしょうか。

大島様:
開発に必要な『Forguncy Builder』のライセンスとForguncyで作ったアプリを運用する基盤となるサーバー『Forguncy Server』の2つのライセンスが必要です。それから、ユーザーがアプリへアクセスする際の『同時接続』に関するライセンスを組み合わせて購入いただく必要があります。

現場システムではなく企業のシステム全体の一部になりえるForguncy

鶴岡:
WEBデータベースやクラウドサービスを使い、ユーザーがアプリを作って利用するというケースがありますね。それらとForguncyの違いはなんでしょうか?

大島様:
まずWEBサービスもノンプログラミングツールの一種です。先ほど名前があがったkintoneとイメージが近いですね。データベースがさわれなくてもアプリを簡単に作れますよ、というツールですね。同じように利用されているクラウドサービスに関しては、必要なものがパッケージ化されクラウド上で使えるようになっています。

そういったもので仮に業務改善をしたとしても、Excelで業務をしていたときのような情報が分断された状態までは改善されていない。そのため現場レベルで一見業務効率化が実現できたようにみえても、情報は分断されたままなのです。

一方、Forguncyではデータベースを自分で設計できるうえに、外部のシステムとデータベース連携できるんです。

forguncyによる予実管理の構築例

鶴岡:
なるほど。たとえばクラウドのアンケートシステムのようなものを契約して利用していても、データベースは独立してしまっているので、情報の分断はさけられないということですね。Forguncyならアンケートシステムを作っても、そこと基幹システムとデータベース連携ができるから情報の分断がおこらないのがメリットである、と。

大島様:
そのとおりです。たとえば会社のデータベースを活用した分析を目的としてForguncyを利用いただくという例も多いです。

鶴岡:
企業のIT部門のようなシステムに関する知識があるユーザーがForguncyを使うと効果的、と伺いました。これは今お話しいただいたデータベース連携にも関連すると思われますが、その理由をお話しいただけますか?

大島様:
はい、それには2つの理由があります。

1つはスキルレベル。Forguncyはデータベースを意識して使う必要のある開発ツールなので、それが可能なスキルレベルが求められます。

もう1つは、ご指摘いただいたようにデータベースとの連携に関わります。Forguncyは、Excelで作成された現場の1つのシステムを改善することにとどまらず、基幹システムにつなげてどうするかといったように、部分最適でなく全体最適のためにお使いただけるツールです。そうなると現場の方が使うのではなく、業務や部門をまたいでシステム構築できるようなIT部門の方、○○推進部の方などに使っていただくのがよいわけです。

カゴヤ「Forguncyプラン」の魅力と活用事例

鶴岡:
カゴヤでは、現在 Forguncy をクラウドサービスとしてご利用いただける『Forguncyプラン』を販売しております。Forguncyプランでは、お客様がオンプレミスなどで運用いただく必要があったForguncy Serverをクラウドサービスとして提供しています。

お客様はサーバーの管理をしていただく必要がないので、開発に集中いただける。別途、開発のためのForguncy Builderのライセンスは購入いただく必要がありますが、基本プランに同時接続が5含まれていて、同時接続5単位で追加も可能です。

大島様:
弊社のお客様でも、このプランを満足して利用されている方が数多くいらっしゃいます。

鶴岡:
ありがとうございます。

このプランはわたしとしても、御社に乗り込ませていただいて実現した大変思い入れがあるものです(笑)

大島様:
そうでしたね(笑)

鶴岡:
はい(笑)。ある展示会でグレープシティ様のほかのアプリに目をつけて、クラウドに搭載できたらということで、交渉させていただいた。その際に、御社から『これはいかがですか?』とご紹介いただいたのが Forguncy でした。

Excelの業務で苦労されている企業が数多くあるというのは聞いていたこともあり、Forguncyの機能に惚れ込んで一緒にやらせていただくことになりました。

大島様:
われわれはソフトウェアベンダーですので、クラウド環境をお客様に提供するというノウハウがない。ですが、『Forguncyをクラウドで使いたい』というお客様の声は、ずっと以前からいただいていました。

何とかしなければ、と思っていたタイミングでカゴヤさんからお声掛けいただけたわけです。現在、Forguncyをクラウド環境で利用できるのはカゴヤさんの『Forguncyプラン』のみです。

forguncy_screenshot

鶴岡:
おかげさまでForguncyプランの売れ行きは好調です。実際、プラントエンジニアリングや、大手石油のグループ会社、住宅関連、医療機器メーカー、システム開発会社などさまざまな業種のお客様にお使いいただいています。

アプリをのせる運用環境として、最近であればクラウドファーストの流れがあり、AWSやAzureといったパブリッククラウドを使うという選択肢もあります。

パブリッククラウドは、安いうえにすぐに使えるというメリットがあるのは事実です。けれど運用のノウハウや設計の知見が必要です。また従量制課金なので、事前に見積もりをするのも難しい。

その点、Forguncyプランでは、クラウド環境の運用・保守を弊社にお任せいただけるので、お客様に負担をかけません。また定額制ですので、見積もりもとりやすいのです。

大島様:
セキュリティ的なニーズもForguncyプランは押さえていますよね。

鶴岡:
パブリッククラウドでは、共有のサーバーを使っているので、その中で1人のお客様がのっとられたら、そのサーバーを利用するお客様がまるまる被害を受けるという可能性も十分に考えられます。けれどForguncyプランでは、契約ごとに専用サーバーを使っており、その心配がないのは魅力ですね。

大島様:
すばらしい環境ですね。Forguncyプランは中小から大手企業まで幅広くおすすめできます。

鶴岡:
ありがとうございます。業種・業態にかかわらず、Excel業務は社内に散在していていろいろな問題を抱えてらっしゃる会社様は多いように感じます。また、さきほど大島様からお話いただきましたように、基幹システムと連携するサブシステムとしてお使いいただくケースが多いですね。

大島様:
はい、弊社としても想定している使い方です。

鶴岡:
基幹システムにある商品マスター・顧客マスターといったデータを参照して活用するようなかたちですね。営業部であれば、お客様ごとにフォーマットの異なる見積書を作成する際だったりとか、カスタマーサポートであればお客様からいただく相談を登録するアプリだったりがあげられますね。

大島様:
Forguncyプランの使い方は、会社によってさまざま考えられますね。

鶴岡:
おっしゃるとおりです。そのほかにも、携帯電話の販売店が日々の受発注業務を行うWEBアプリとしてお使いいただいているような例もありますね。WEBアプリなのでインターネット接続できる環境であれば、自分で入力して自動的にマスターのデータベースに反映されます。

インターネットにつながっている環境で使えるという意味では、建設会社のお客様が出先の事務所から、資材の情報を共有するためのWEBアプリとして使っていただいている例もある。

今まではExcelやFAXで資材管理の情報をやりとりしていたが、転記ミスなどが発生して問題になっていた。一方、Forguncyによって作ったアプリなら、出先のスマートフォンやタブレットで直接情報を入力できて、それがマスターのデータベースにも反映される。情報が分断することがなく、そういった事故も防げます。転記の負担がなくなるというメリットもありますね。

大島様:
そうですね。今後はトライアルもしやすくなるということなので、さらに多くのお客様に使っていただきたいですね。

鶴岡:
ありがとうございます。今年の7月からは、Forguncyプランのデモ環境を2週間お試しいただけるトライアルも利用いただけるようになります。興味をもっていただいたお客様にはぜひお試しいただきたいです。

大島様:
弊社のお客様からも、事前にデモ環境を使いたいという声は以前からいただいていました。けれどライセンスをお貸ししても、サーバー環境はお客様自身でご用意いただく必要があったため、ハードルが高かったのが実情です。

今後はForguncyプランのデモ環境を、弊社のお客様におすすめできると思います。

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