法人向けメールサービスの選び方 | 失敗しないためのポイント7つを解説

法人向けメールサービスは、日常業務や取引の信頼性を支える重要な基盤です。ただ、種類が多く「選び方がわからない」と悩む方も少なくありません。セキュリティや容量、コストなどを誤って選ぶと、業務や運用に支障が出ることも考えられます。

重要なのはポイントを押さえて、自社に合うサービスを選ぶことです。本記事では、失敗しないために押さえておくべき選び方のポイント7つをわかりやすく解説します。

法人向けメールサービスの選び方 | 確認すべき7つのポイント

法人向けのメールサービスの種類はさまざまであり、品質や機能、価格も千差万別です。ポイントを把握しておかないと、自社にあったサービスを選ぶことはできません。

以下、法人向けメールサービスを選ぶ際に、確認すべき7つのポイントをひとつずつ解説します。

セキュリティ性は高いか

メールサービスを選ぶ際に、セキュリティ性は非常に重要なポイントです。

セキュリティ性が高いサービスであれば、情報漏えいなどのリスクを軽減できます。基本的なウイルス対策や暗号化通信、迷惑メール対策といったセキュリティ対策機能がそろっているか確認しましょう。

昨今では誤送信を防止する機能や、メールアーカイブ（送受信メールを保存・検索する機能）などを提供するサービスも少なくありません。特に従業員のメール誤送信によって情報漏えいが発生するケースは多いので、予防が可能な機能をサービスが搭載していれば安心です。

また、迷惑メールが増えた昨今、メールのなりすましを防ぐセキュリティ技術「送信ドメイン認証」の重要性が増しています。送信ドメイン認証に対応していないと、送信メールが迷惑メール判定されるなどして相手に届かないケースも多いので注意ください。Gmailをはじめとして、有名なメールサービスが送信ドメイン認証に対応していないメールを拒否する例も増えています。

メールが不達になるリスクを軽減するには、対象のメールサービスが送信ドメイン認証（SPF/DKIM/DMARC）に対応しているかは非常に重要です。

十分な保存容量を備えているか

メールサービスによって、搭載しているメールの保存容量はそれぞれです。少ない容量しか搭載していないものから、アカウントごとに無制限のメールボックス容量を設定できる種類もあります。

メールでのやりとりが多い企業なら、十分な保存容量を備えているかは非常に重要なポイントです。容量が少ない場合は、メールボックスがいっぱいになってメールが受信できなくなるリスクがあります。そのうえで社内でも必要な保存容量はユーザーによって差があるので、アカウントごとに個別で設定できるのが理想です。

コストパフォーマンスは良いか

価格やコストパフォーマンスも、メールサービスによって差があります。

価格が安いからといって、セキュリティ性や機能性が低かったり、作成できるアカウント数や保存容量が少なかったりしては選べません。一方で価格が高いからといって、自社にあうサービスと言えない点も難しいところです。

十分な品質を備えつつ、価格がおさえられたコストパフォーマンスの良いサービスを選びましょう。

業務効率を上げる機能は豊富か

機能の豊富さ・使いやすさもサービスによってそれぞれです。機能性の乏しいサービスを選んだ場合は、メールによる業務の効率も悪くなってしまいます。

たとえばモバイル環境でも快適にメール送受信は可能かや、メールアカウントの管理は簡単かなどを確認しましょう。モバイル環境でも使いやすいWebメールがあれば、外出先でのメール確認や送受信も簡単になります。またメールアカウントを一括設定できる機能があれば、ユーザー数の多い企業でも管理者の負担が大幅に軽減されるでしょう。

そのほか、ビジネスチャットなどとの連携機能も搭載していると便利です。メールと連携できれば、ビジネスチャットをより効率的に使えるようになります。

サポート体制はしっかりしているか

メールサービスには多くの機能や設定すべき項目があるため、困ったことがあったときに頼れるサポート体制があるかは重要なポイントです。

メールでしか問い合わせを受け付けていないと、トラブル発生時に問題をなかなか解決できず、業務に支障が発生する可能性があります。メールサービスを選定する際は、どのようなチャネルでサポートを受けられるかを確認しましょう。

また、専門的な知識が必要となる移行作業を、代行してもらえるかも確認しておきたいところです。移行作業をプロに任せられるのであれば、IT専門の管理者がいない企業でも安心して選べます。

ユーザーにとって使いやすいか

メールは日常業務のなかでよく使うことから、ユーザーにとって使いやすいサービスを選ぶべきです。使い勝手が悪いと、ユーザーの業務効率が落ちてしまいます。

そのうえで、メールサービスのなかでユーザーがよく使用するのがWebメールです。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットの小さな画面でも、スムーズに操作ができるか確認しましょう。

契約前のトライアルが可能か

メールサービスの機能性や使い勝手を契約前に確認するため、無料トライアルが可能かも確認しましょう。サービスサイトやカタログだけでは、機能性・使い勝手を把握するのは困難です。自社にとって使いやすいかは、実際にサービスを使ってみないとわからないでしょう。

そこで、契約前に無料のトライアルが可能かも確認するとよいです。無料トライアルがあれば、実際にサービスに触れて使い勝手を確認してから安心して契約できます。

有料・無料のメールサービスは何が違う？無料サービスを選ぶべきでない理由は？

項目	有料メールサービス	無料メールサービス
独自ドメイン	○ （利用可能）	× （サービス提供元のドメインのみ）
保存容量	○ 十分な容量を用意可能／サービスによっては拡張も可能	△ 容量が限定されている／拡張できない
セキュリティ性	◎ 基本的なセキュリティだけでなく高度な機能を備えたサービスも	△ 最低限のウイルスチェック・迷惑メールフィルタのみ
機能性	◎ 豊富な機能をそろえる	△ 最低限の機能のみ
管理機能	◎ 管理者が一元的に管理可能	× 個人ごとのアカウント管理のみ
サポート	◎ 電話やメールなどサポート体制が整っている	× サポートページのみの場合が多い
安定性	◎ 高い	△ 保証されていない

有料のメールサービスだけでなく、無料で使えるメールサービスもあります。ただし企業が利用する場合は、有料のサービスを選ぶべきです。有料・無料のメールサービスは、上記比較表でまとめたとおりサービスの品質に大きな差があります。

まず無料のメールサービスは独自ドメインが使えません。企業がメールを利用する場合、信頼性を高めるためにも自社の独自ドメインを使うことが強く推奨されます。

そのほか、有料・無料のメールサービスには、保存容量やセキュリティ性・機能性など差が大きいです。企業が無料のメールサービスを選んだ場合、メールの運用で困ったり業務が滞ったりすることが多くなるでしょう。

スタートアップなどまだ従業員数が少ない企業であっても、規模にあった有料のメールサービスを選ぶことが強く推奨されます。

メールサービス移行の主な注意点

すでに自社メールサーバーやメールサービスを利用していて、別のメールサービスへ移行を検討されている方もいるでしょう。ここでは、こういった移行時に注意すべき主な注意点をみていきます。

移行先サービスが必要な機能・品質を備えているか

メールサービスを移行する際は、移行先が必要な機能・品質を備えているかをまず確認する必要があります。具体的には、以下のような点です。

移行先の方が機能面や品質で劣っていた場合、移行することでメールの利用に支障が生じてしまいます。移行先に求める要件をリストするなどして、確認漏れがないように注意しましょう。

移行後もドメインやDNSの利用・設定が可能か

メールサービスを移行する場合、ドメインを引き続き利用可能かも問題になります。

メールに独自ドメインを利用していた場合、ドメインを維持するためのドメイン管理サービスが必要です。移行元サーバーやサービスの解約にあたり、ドメイン管理のサービスが解約になるケースも少なくありません。またドメイン設定に必要なDNS機能も、解約にあたって使えなくなる可能性があります。

独自ドメインを使用していてメールサーバーを移行する場合、ドメイン管理サービスやDNS機能をどう確保するかも確認が必要です。移行先で、これらサービス・機能を用意できるか調べておきましょう。

移行後も数日間は新旧サービス両方からメールを受信する準備はできているか

メールサービスを移行する際は、少なくとも数日程度は新旧両方のサーバーからメールを受信できるようにしておく必要があります。新しいメールサーバーからメール受信を開始しても、DNS情報が刷新されるまでの数日間は、旧メールサーバーにもメールが届くためです。

旧メールサーバーに届くメールを取りこぼさないようにするには、旧サービス・サーバーの解約・停止を遅らせる必要があります。新旧両方のサービスを併用する期間を、少なくとも1カ月間は確保するようにしましょう。

メールサービス移行のよくある失敗例と対策

メールサービス移行の際に注意しておかないと、メールの利用に支障が生じる可能性があります。ここでは、メールサービス移行でよくある失敗例とその対策をみていきましょう。あらかじめ失敗例をみておくことで必要な準備ができ、安心して移行できるようになります。

移行先メールサービスでメールの送受信ができない

移行先のメールサービスで、メール送受信ができないといったトラブルは少なくありません。原因として考えられるのが、まず移行先でメールアカウントが作成されていないことです。メールサービスを移行した場合、管理画面上で必要なメールアカウントを作成する必要があります。

またメール送受信ができないときは、メールソフトの設定も確認が必要です。たとえばメールソフトの設定が新サービス用におこなわれていないなどして、メール送受信ができないことも考えられます。

移行先のメールサービスへメールが届かない

移行元のメールサーバーにメールが届いているのに、移行先には届かないといったケースも多いです。

移行先のメールサービスにメールが届かない場合、移行先にてメールアカウントが作成されていない可能性があります。古いメールサーバー側にアカウントが残っていても、移行先で作成されていなければ、メールは届きません。メールが届かない場合は、メールアカウントが適切に作成されているか確認しましょう。

またDNSの設定が正しく行われていなかったり、DNS情報が伝播していなかったりしてもメールは届きません。DNSの設定が正しいか確認し、誤っていれば修正しましょう。DNS情報が正しかったとしても、移行先側にメールが届くまで少なくとも数時間程度待たなくてはならない可能性があります。

メールアカウントがきちんと作成され、DNSの設定も正しく行われているならしばらく待って、移行先にメールが届くか確認しましょう。

移行元メールサーバーに届いたメールを参照できない

移行元メールサーバーに届いたメールが、移行後に参照できないといったトラブルもあります。

この場合、メールソフトにて旧アカウントから新アカウントへメールのコピー・移動ができていないかもしれません。IMAP接続にてメールを受信していたのであれば、旧サービスを解約するまでに、メールを新アカウント側にコピーしておきましょう。

またWebメールでのみメールを送受信していたのであれば、移行にあたりメールソフトにてメールを受信しておく必要があります。Webメールしか使っていなかった場合、移行元を解約したタイミングで旧サーバー側に届いたメールが失われてしまうので注意してください。

はじめて法人向けメールサービスを導入する場合の注意点

はじめて法人向けメールサービスを導入する場合、自社でメールサーバーを構築するのに比べれば簡単にメール環境を確保できるでしょう。ただし、サービスの契約や設定でいくつか注意しないといけないこともあります。以下、どういった注意点があるか見ていきましょう。

サービスを利用できるまでに一定の期間がかかる

サービスによって差がありますが、契約手続きが完了して利用できるまで一定の期間がかかることがある点は注意ください。契約完了後、即日～数日程度で利用できるようになるサービスがある一方、1～2週間程度、もしくはそれ以上かかる場合もあります。

会社設立後にメールアドレスの確保を急ぐ必要がある場合などは、余裕をもってメールサービスを契約するようにしましょう。実際にどのくらいの期間がかかるかは、申込を検討しているサービスの提供元へお問い合わせください。

メールサービスを利用開始できるまでに一定の作業が必要になる

メールサービスを契約しても、すぐにメールを利用できるようになるわけではありません。従業員がメールを送受信できるようになるまで、以下のような作業が必要になります。

これ以外にも必要に応じて、メーリングリスト作成や従業員教育などもおこないます。メールサービス利用開始まですべき設定が多いので、管理者に大きな負担がかかる可能性がある点は注意が必要です。

メールサービス導入を手伝う管理者を追加したり、提供元の設定代行を活用したりして、管理者の負担軽減を検討しましょう。

KAGOYA MAILをおすすめする5つの理由

KAGOYA MAILは「法人メールを、もっと自由に、もっと簡単に。」をコンセプトとして、多くの法人が選びやすいメールサービスとなっています。ここではKAGOYA MAILをおすすめする5つの理由を見ていきましょう。

ユーザー数無制限・月額定額制でコストパフォーマンスが高い

KAGOYA MAILで、まず特筆すべきなのがユーザー数無制限・月額定額制で非常にコストパフォーマンスが高い点です。

法人向けメールサービスの多くは、1メールアカウント単位の従量制となっています。その点、KAGOYA MAILはユーザー数がどんなに多くなっても料金は定額制のままです。

他法人向けメールサービスに比べ、数十％を超える経費を節約できるケースも少なくありません。メール保存容量も、最も安価なブロンズプランでも100GBと十分な量を用意しています。

セキュリティをはじめとした豊富な機能を利用可能

コストの節約が可能な一方で、KAGOYA MAILはセキュリティをはじめ豊富な機能を搭載している点も特徴的です。

まずセキュリティに関しては基本的なウイルスチェックや迷惑メールフィルタのほか、以下機能を搭載しています。

KAGOYA MAILは暗号化から誤送信防止まで幅広いセキュリティ機能を搭載し、メール利用におけるさまざまなセキュリティリスクを軽減します。そのため管理者およびユーザーは、安心して自社メール環境を利用できるでしょう。

KAGOYA MAILは、セキュリティ以外の機能も充実しています。メール転送やメーリングリストといった基本的な機能のほか、以下機能の利用も可能です。

たとえばKAGOYA MAILでは、メールアカウントをCSV形式で一括作成・削除が可能です。コントロールパネルでメールアカウントをひとつずつ作成する必要がないことから、管理者の負担が大幅に軽減されます。

各機能の詳細については、KAGOYA MAIL公式サイトの「機能一覧・プラン比較」を参照ください。

専門知識がなくても使えるシンプル設計

KAGOYA MAILのコントロールパネルは、わかりやすく設計されており直感的に操作が可能です。ドメインやアカウントの設定をはじめ、セキュリティに関する設定もコントロールパネルからおこなえます。専門知識のない方でも、スムーズに運用できるでしょう。

またKAGOYA MAILが提供するWebメール※はPCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも簡単に使えます。専用ソフトのインストールなども不要で、専用URLからログインするだけなので、初心者の方も迷うことはありません。

※KAGOYA MAIL シルバープランではKAGOYA MAIL専用のWebメールを使えます。そのほかのプランでは、Active!Mailの利用が可能です。※KAGOYA MAILの使いやすさについては、以下導入事例記事も参考になります。

万全のサポート体制

サポート体制が充実している点も、KAGOYA MAILの特徴です。

KAGOYA MAILでは、他社サーバーからの移行に関する相談を受け付けています。メールアカウントやドメインの設定など移行作業に不安がある場合は、サポートスタッフによる代行も可能です。

また、自社で移行作業をおこなう場合も、不明な点があれば電話やメールでサポートに問い合わせられます。万が一障害が発生した際は、コントロールパネル「緊急サポート」にて連絡が可能です。24時間体制で、専用エンジニアが速やかに対応・復旧します。

※KAGOYAのサポートについては、以下レンタルサーバーの導入事例ですが参考になります。

2週間の無償トライアルが可能／使い勝手を試せる

KAGOYA MAIL では専用の評価環境を使った2週間の無償トライアルを用意しています。無償トライアルを利用すれば、機能や操作感の確認が可能です。

無償トライアルは、以下公式サイトURLから簡単に申し込めます。

まとめ

法人向けメールサービスは、以下のポイントを確認して自社に合うサービスを選びましょう。

ユーザー数無制限・月額定額で使えるKAGOYA MAILは、上記条件を満たす高コストパフォーマンスの法人向けメールサービスです。サービスを試したい方は、2週間の無償トライアルも利用できます。

KAGOYA MAILに興味のある方は、ぜひ公式サイトで詳細を確認ください。