日本エスエム株式会社の導入事例

日本エスエム株式会社

Forguncy/既存のExcelフォーマット利用で業務関連システム内製化に成功

Excelで管理していた社内資料をクラウド管理する際、Forguncyプランを利用することで最小限の開発工数でクラウド化に成功した日本エスエム様。社内初の試みだったが、セキュリティ面の安全性が確保できたことが大きな決断のきっかけとなった。

利用サービスとサービス導入を決めたポイント

Service

Forguncyプラン

Point

開発工数が少ない

社内のサーバー管理業務の負担を削減できる

FortiGate で社内IPからのアクセスのみに制限ができた

この方にお伺いしました。

 

藤田 健太郎 氏

 

学生時代より、IT関連分野を専攻。医療機関向けの電子カルテシステムの営業担当を経て、10年ほど前に現在の企業に入社。工事現場担当を経て総務部に異動した際に、資料やファイル管理に課題感を感じ、社内のIT化を第一線で執り行っている。

 

 

会社のご紹介をお願いします。

北九州のマンションの歴史と共に歩んできた
地域密着型&管理戸数No.1のマンション管理会社

 

弊社は昭和34年創業で、建設業及びマンション管理業をメインとする会社です。

福岡県北九州市に本社があり、福岡県内には福岡市・飯塚市に拠点を構えています。

公共工事とビルマンション管理を中心に地元に密着した企業として活動しており、特にマンション管理業では、北九州市に一番初めにマンションが建設された当時から管理業を行い、地場の北九州市では管理戸数No.1を継続しています。

 

 

サービス導入のきっかけを教えてください。

 

社内資料の整理及び、情報探索の簡略化のため

 

Forguncyプランのサービス導入以前は、社内の主な資料は基本的にExcelで管理しておりました。私が総務担当になった際、それらの資料の管理体系や情報探索のしづらさを課題に感じておりました。

例えば、公共工事部門の見積もり書の場合、営業担当がExcelを用いて其々のレイアウトで作成し、データの管理も個々人で行っておりました。そのため、総務部で情報を集約する際には手入力でデータを整理する必要がありました。また、外部から会社に問合せをいただいても、当時、詳細情報は担当しかわかり得ないため窓口ではすぐに対応できず、担当者に確認して折り返しでの対応を行う、といったことも頻繁に発生しておりました。

マンション管理部門の顧客台帳も同様で、各マンションの物件情報をExcelで作成し、年度ごとのファイルを作って管理・保管していましたが、その方法では最新の資料が埋もれ、正しい情報に即時にアクセスすることが大変困難でした。

 

現場から総務へ異動した際にこれらの課題に気づき、私自身はIT関連の知識がありましたので、上記の課題に対して少しずつでもシステム化を進めたいと考え社内提案を行い、サービスの導入に至りました。

 

ご提案

Excel での加工・集計/帳票業務をシステム化できる Forguncy をクラウドでご提供。

カゴヤ・ジャパンのForguncyプランでは、ForguncyBuilder で作成されたWebアプリをクラウド上で運用いただける環境をライセンス費用込みのパッケージで提供。サーバーやネットワーク等の機器の運用保守は、24時間365日専任技術者がサーバー監視をしている当社におまかせいただき、ハイパフォーマンスかつ高稼働率を誇る安定した環境で Forguncy のご利用が可能です。

 

また、クラウド上の Forguncy アプリに接続できるようにするにはセキュリティ設定がかかせません。
専用ファイアーウォールでご要望に応じたアクセス制御を実施することで、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。

 

 

 

なぜカゴヤのサービスを選ばれたのでしょうか?

 

Excelフォーマットが利用可能で、システムの内製化が比較的容易であり、クラウド移行時に懸念されるセキュリティリスクにも対応できたため。

 

当時、社内のシステム管理や運用に関しては基本的には外部に委託しており、例えば基幹システムなどは大手のオフコン(オフィスコンピューター)を自社用にカスタムしたものを長年使用しておりました。しかし、都度発生する要望に対して、毎回外部業者を介する必要があり、スムーズな対応が困難でしたので、サブシステムに関しては自社で作っていきたいと思い、内製化に踏み切りました。

 

今回は社内での共有資料の作成と管理が目的でしたので、Web上でシステム化できるサービスを探しました。外注したシステム化も検討しましたが、費用的な問題や、ユーザーの要望に応えるカスタマイズも考えると自社制作できるサービスが良いと考えておりました。

Forguncyはネット検索がきっかけで知ったかと思います。

 

検討当時は、ファイルメーカーやMicrosoft Accessも検討しておりました。検討する中で、無料トライアル期間で実際に利用した際に運用のイメージが付いたこと、また現状のIT担当が一人という背景も相まって、開発工数の観点からもExcelフォーマットをそのまま利用できるForguncyが良いということで採用するに至りました。既存のExcelファイルを取り込んだ上で修正ができるというのは、かなり選定メリットとしては大きかったですね。

 

無料トライアル期間には、現在も使用している公共工事部門の見積もりフォーマットの作成に着手いたしました。こちらは完成まで約1ヶ月程度です。

 

クラウドサービスを選んだ理由としては、Fortigate を導入すればIP制限をかけられるためセキュリティ面が解決されたので、Forguncyプランを採用しました。

クラウド化に際しては一番にセキュリティ面のリスクがありましたが、Fortigateで不安は解消されましたね。また、社内にシステムの専門部署がなくサーバー管理なども行うにはリソース的に無理があったという点でも、オンプレ環境ではなくカゴヤのクラウドサービスを選びました。

 

Forguncyプランの導入は、社内システムでは初めてのクラウド化の取り組みとなり、その後のクラウド化を進める契機ともなっています。

日本エスエム株式会社 藤田氏

Forguncyプランはどのように使用されているのでしょうか。簡単に開発過程もお伺いできますか。

 

公共工事部門の見積書と日報(=原価管理)、及び
マンションの顧客台帳などにメインで使用しています。

 

現在は主に、公共工事部門の見積書とマンション管理の顧客台帳で使用しています。

 

開発の過程として、

公共工事部門の見積書については、実際に現場担当と話し合い、統一レイアウトを決めることから始めて、画面設計を行いました。加えて、見積書の作成システムと同時に工事日報の作成システムも組み込んでいます。手書きで記載していた日報(=工事日報:工事ごとの、仕入れ・原価などに対しての、見積もりと実績を記入する原価管理のようなもの。)もシステムで入力できるようになったので営業から事務への提出も早くなりました。
上記システムに関しては3か月程度で一旦完成し、そのまま本番運用へ移行することができました。

もう一方のマンション管理部門の管理台帳システムも工事見積と同様に、まずレイアウトを統一し、顧客台帳管理システムとして情報を一元化することで常に最新のものを誰でも参照できるように開発を始めました。開発期間としては、他業務も並行ですが半年程度で作成したかと思います。マンション管理の件数は400件以上と多く、実際の開発工数よりもデータ整備に時間を要しました。ただ、システム完成後には情報共有が円滑になり、最新のデータへもすぐに検索でヒットするようになりました。

マンション管理システムイメージ図

どちらも運用後、小さなバグや修正は行いましたが、要望のある機能追加を行う以外は大きな改修の必要もなく進んでいます。

 

 

上記以外にも、随時、機能の拡張は行っており、例えばマンション管理組合との委託契約書、契約書の作成状況や領収書の発行システムなども開発しています。

 

また、個人としても総務で使用する資料作成に利用しており、雇用契約書の期間管理や雇用契約書の社員台帳といったものも作成し、工数を減らすのに役立っております。

 

>>参考記事:Forguncyによる課題解決の詳細はこちら
「日本エスエム株式会社様 | 年間600件以上の公共工事の見積りと実績管理を『Forguncy』で内製。社内にIT意識も浸透し他の業務でも脱Excelが進行中」

サービスの使用感はいかがですか

 

スムーズに内製体制が構築でき、
随時ご相談するサポートの対応も丁寧で助かっています。

 

担当者としては、システムの修正事項として多い、見た目やバグや少しのレイアウト修正といったものでも、外部サービスを利用していれば時間もコストもかかるので、そういった点では自社で直せる内製体制を作ることができた点は良かったと感じます。ノーコードで開発できる点も導入後の良いポイントです。Forguncyでは実際に作りながら手元で動きを確認するなどができるので、随時変更内容を確認しながら、ステップバイステップで構築ができるのは使い勝手が良いですね。

開発途中に不明点や実現の可否がわからないものが出てきた際にも、Forguncyのサポートに問い合わせを行うと丁寧に対応してくださるので助かっています。

 

弊社の他社員としては、導入前まで使用していたレイアウトを基に作成していることもあってか、現場の社員も特に抵抗なくスムーズに始めることができたのは良かったのではないでしょうか。事務部門からも体感としてもかなり便利になったと聞いています。実際、折り返しの電話も15件/日程度少なくなっており、システム導入が、結果的に顧客満足度にも繋がっていると感じています。

 

想定外の部分ではありましたが、現場からもシステムの機能追加や改善の要望が上がるようになりました。これまで、改善できないと思っていたところが、改善できるということでリクエストに至っているのだと思います。これまでIT化とは無縁の会社でしたが、内部から声が出てくるのは有難いですね。

 

 

 

今後は、大きなところでは、現在Forguncyでメインで使用している公共工事部門の見積書を基幹システムと連携して、データ管理をよりスムーズに行えるようシステムを強化したいと考えております。また、総務の観点では、入社時の書類をシステム化し、リンクから入力いただくなど、人事的な書類をIT化できるとよいなと感じています。

 

 

 

 

事業紹介

 

ビル・マンション管理事業

 

弊社は、北九州で初めて建設されたマンションの管理から携わり、北九州のマンションの歴史と共に歩んできた地域密着型のマンション管理会社です。

居住者様が快適に暮らせるためにマンション管理のプロとして適格なアドバイス・質の高い サービスをご提供しています。私たちは「親切・ていねい・スピーディー」をモットーに常に情熱をもって質の高いサービスをご提供してまいります。

 

 

公共関係事業

 

50年以上の実績で培った高い技術・経験を生かし、創業当時から路面標示、標識、交通安全施設工事等の都市環境整備と、地域の公共工事を中心に安全を追求した工事を心掛けております。普段何気なく通行している道路・歩道・公園などをより良くすることで、街の皆様の暮らしに貢献致します。

日本エスエム株式会社
福岡県北九州市小倉北区原町二丁目2番10号
http://nihonsm.co.jp/

【会社概要】

[代表者]代表取締役   林大智

[設立]昭和34年1月23日

[事業内容]ビル・マンション管理事業、公共関連事業、区画線事業、日本製鉄関連事業

関連資料ダウンロード
Forguncyプラン

カタログ

Forguncyプラン

ダウンロード
その他の導入事例
新着記事